Еще с прошлого года в России стали действовать новые правила, касающиеся электронных документов. Сертификаты электронной подписи на сотрудников, выданные на реквизиты организаций, стали недействительны, и теперь необходимо использовать подписи, оформленные на физических лиц с соответствующей машиночитаемой доверенностью. Поэтому возникли вопросы, нужно ли покупать новый токен для ЭП? Давайте же разберемся вместе!
Надо ли покупать новый токен
Покупка нового токена для электронной подписи станет правильным выбором. В результате ваш бизнес сможет соответствовать новым требованиям безопасности. Токены бывают следующих видов:
- Физические;
- Виртуальные.
Физические часто представляют собой USB токены, которые выступают как портативные хранилища. У них высокая безопасность, ведь вы просто носите их с собой и по необходимости подключаете к компьютерам. Доступны и смарт-карты, которые часто работают по удаленным технологиям.
Виртуальные токены считаются более удобными, но и безопасность у них ниже. Они могут быть облачными, что позволяет пройти аутентификацию с любого устройства, если есть выход в интернет. Что касается мобильных приложений, то они устанавливаются на смартфоны и генерируют одноразовые пароли.
Что надо знать о правилах использования электронной подписи
Новые правила предусматривают следующее:
- Раньше электронная подпись привязывалась к организации. Теперь она привязывается к конкретному человеку. В результате безопасность повышается, поскольку контроль ЭП будет на высоте.
- Необходимы машиночитаемые доверенности, чтобы подтвердить право человека на использование ЭП. Они представляют собой разновидность цифровых документов.
Машиночитаемые доверенности можно получить через ФНС РФ. Сначала требуется выдача ЭП в Удостоверяющем центре, а позже с ее помощью вы оформите необходимую доверенность. При ее создании вы укажете срок действия, сведения о доверителе и о поверенном.
На что еще обратить внимание
Если у вас большая организация, стоит обновить токены вместе с сертификатами. Это избавит от рисков, связанных с истечением срока действия старых токенов и упростит процесс управления электронными подписями.
Для крупных компаний это выгодно и удобно, так как токены и сертификаты обновляются в едином порядке. В итоге вы предотвращаете возможные проблемы с сертификатами, привязанными к старым токенам.
Мелким фирмам и ИП стоит просто переформатировать токен и записать на него новые сертификаты, поскольку токены обычно долговечны и не требуют частой замены.
Также важно уточнить информацию у вашего удостоверяющего центра. В некоторых случаях необходима покупка нового токена вместе с сертификатом.
